بررسی استانداردهای جهانی اسناد الکترونیکی و تهیه پیش نویس استانداردهای اسناد الکترونیکی برای آرشیو ملی ایران

امروزه کلیه ادارات و سازمان های دولتی روزانه اسنادی را در راستای فعالیت های کاری به شکل الکترونیکی تهیه و تولید می نمایند. با افزایش حجم اسناد در قالب الکترونیکی مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش، اطلاع رسانی و مدیریت آنها مطرح می گردد. حفظ آرشیوهای الکترونیکی و ایجاد نظام مدیریت اسناد به سازمان ها کمک می کند تا اسناد الکترونیکی را به شکل اولیه تا رسیدن به آرشیو ملی حفظ نمایند. در این راستا، دست اندرکاران اطلاع رسانی ازجمله مدیران اسناد و آرشیوها می بایست توجه خود را معطوف به مدیریت اسناد الکترونیکی نمایند. از جمله مقوله های مهم در مدیریت اسناد الکترونیکی، استانداردهای اسناد الکترونیکی می باشد.پژوهش حاضر، با هدف بررسی استانداردهای بین المللی در زمینه اسناد الکترونیکی و تهیه پیش نویس استاندارد مناسب برای آرشیو ملی ایران انجام یافته است. جامعه این پژوهش پنج استاندارد تدوین شده در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمان بین المللی استاندارد (ایزو) می باشد. در این پژوهش که با استفاده از روش کتابخانه ای و پیمایش تطبیقی انجام گردیده، با تهیه چک لیستی که شامل 17 شاخص از استانداردهای اسناد الکترونیکی بود، به مقایسه این استانداردها، پرداخته و کارآمد ترین آنها انتخاب گردید. در نهایت استاندارد انتخاب شده در شش کشور پیشرو در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی مورد بررسی قرارگرفت.نتیجه این پژوهش نشان داد که استاندارد ایزو 15489 اولین و ضروری ترین استاندارد در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی می باشد. این استاندارد با کسب 14 شاخص از کل شاخص های تهیه شده برای استانداردهای اسناد الکترونیکی بیشترین امتیاز را کسب نمود، بنابراین نحوه به کارگیری این استاندارد در شش کشور مورد بررسی قرار گرفت. یافته ها نشان داد که هر شش کشور این استاندارد را اجرا، در مواردی برای بکار گیری بهتر آن اقدام به تهیه راهنما نموده اند.بنابراین پیشنهاد می شود آرشیو ملی ایران، این استاندارد را به دلیل عملکرد مطلوب آن در سایر کشورها، به عنوان اولین استاندارد در مدیریت اسناد الکترونیکی پذیرفته و با اطلاع رسانی مناسب به معرفی این استاندارد در کشور بپردازد. پژوهشگر، بر اساس یافته های پژوهش حاضر اقدام به تهیه پیش نویس برای مدیریت اسناد الکترونیکی نموده است.